Arkivering av fakturor – så länge måste du spara dem
Enligt svensk lag måste alla företag arkivera sina fakturor i minst 7 år. Här går vi igenom reglerna och hur du arkiverar korrekt.
Vad säger lagen?
Enligt bokföringslagen (1999:1078) 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformation sparas i minst 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Detta gäller alla fakturor – både utgående (som du skickar) och inkommande (som du tar emot). Även kvitton, avtal och övrig räkenskapsinformation omfattas.
Materialet ska förvaras inom Sverige, i ordnat skick och på betryggande sätt. Sedan 2014 är det tillåtet att arkivera digitalt under hela arkiveringstiden.
Digitalt vs pappersarkivering
Digital arkivering
- Tillåtet sedan 2014 enligt bokföringslagen
- Pappersfakturor kan skannas och sparas digitalt
- Originalet kan förstöras efter 3 år
- Säkerhetskopiera på minst två platser
Pappersarkivering
- Traditionell metod som alltid godkänns
- Kräver fysiskt utrymme och ordning
- Risk för skador vid brand eller fukt
- Svårare att söka och hitta specifika dokument
Krav vid digital arkivering
Vad händer om du inte arkiverar korrekt?
- • Skönstaxering – Skatteverket kan uppskatta dina intäkter vid revision
- • Skattetillägg – kan uppgå till 40 % av den undandragna skatten
- • Bokföringsbrott – vid uppsåtlig eller grov oaktsamhet kan det leda till böter eller fängelse
- • Nekad momsavdrag – du kan förlora rätten att dra av ingående moms
Tips: Skapa en rutin för arkivering redan från start. Spara alla fakturor digitalt i en tydlig mappstruktur sorterad per år och månad. Säkerhetskopiera regelbundet till molntjänst och/eller extern hårddisk.
Skapa och spara fakturor digitalt
Med FakturaBanken sparas dina fakturor automatiskt i ditt konto – alltid tillgängliga.
Skapa faktura gratis